El martes 13 de octubre, el paquete de programas Office 2010 se quedará sin soporte por parte de Microsoft. Eso quiere decir que esta suite, que todavía es ampliamente usada en hogares y oficinas, dejará de recibir actualizaciones, parches de seguridad y soporte por parte de su fabricante.
Para las personas y empresas con un presupuesto amplio, el salto a Office 365 podría ser una buena alternativa. Obviamente, eso significa pasar de un modelo en el cual se paga una sola vez por esta suite a un esquema de cobro por suscripción, en el cual uno tiene que pagar cada año para seguir empleando programas como Word, Excel y PowerPoint, que siguen siendo las aplicaciones de su tipo más usadas en el mundo.
En la edición Microsoft 365 Familia, eso implica pagar 250 mil pesos cada año para poder utilizar Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Access y Publisher; además, por ese precio, uno puede emplear las aplicaciones de Office hasta en seis computadores o equipos móviles de manera simultánea, y recibe 1 terabyte de espacio en OneDrive por cada usuario (Microsoft también tiene varios planes para empresas que se pagan mensualmente por usuario).
Sin embargo, es bueno recordar que Office 365 y su modelo por suscripción no es la única alternativa. Microsoft todavía vende una versión que se paga una sola vez, llamada Office 2019, y que vale 450 mil pesos. Esta edición solo se puede instalar en un computador y, como es una suite tradicional, no tiene una de las ventajas de Office 365: que uno siempre trabaja con la versión más actualizada de la suite, ya que en el modelo por suscripción uno recibe actualizaciones constantemente de manera gratuita.
Otra alternativa es usar las aplicaciones gratuitas de Google: es decir, programas en línea como Google Docs, Google Sheets y Google Slides, que no tienen costo y ofrecen buenas herramientas de colaboración. En ese caso, lo que debe tener en cuenta es que las aplicaciones de oficina de Google se usan en la nube, con una conexión a Internet, no como las suites de antes, así que necesitará tener siempre una conexión a Internet para emplear ese programa.
Pero hay otro camino que debería considerar: saltar a una suite gratuita como LibreOffice. Este es un paquete sin costo que es compatible con Microsoft Office y que funciona en computadores basados en Windows, MacOS y Linux. Además, puede instalar esa suite en todos los computadores que quiera.
Cuáles son las ventajas de LibreOffice
LibreOffice es desarrollada por The Document Foundation –una entidad sin ánimo de lucro que promueve el desarrollo del software libre– con la ayuda de cientos de programadores voluntarios de todo el mundo. Ellos tomaron el código fuente de la suite OpenOffice.org, y en el 2010 lanzaron LibreOffice (OpenOffice.org es una versión libre de una suite llamada StarOffice; OpenOffice.org se descontinuó en el 2011 cuando Oracle compró a Sun Microsystems, la empresa que desarrollaba ese paquete).
LibreOffice tiene tres aplicaciones principales: el procesador de texto LibreOffice Write (el equivalente a Word), la hoja de cálculo LibreOffice Calc (que remplaza a Excel) y el programa de presentaciones gráficas LibreOffice Impress (equivale a PowerPoint). También una base de datos y un programa de dibujo.
Esta suite se descarga desde el sitio web de LibreOffice. Ahí hay dos versiones: la más reciente es la 7, pero también hay una edición anterior que quizás sea más recomendable (LibreOffice 6.4.6), ya que ha sido más probada y es más estable.
La interfaz de LibreOffice Write, Calc e Impress es parecida a la que tenían hasta hace unos años las aplicaciones de Office, o sea que no se sentirá perdido. Obviamente, como con toda aplicación nueva, usted necesitará un tiempo para sentirse completamente cómodo.
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Uno puede abrir archivos de Microsoft Office sin problema en LibreOffice, ya que son compatibles. También puede guardar los archivos de LibreOffice en los formatos de archivo de Microsoft Office, pero eso requiere un procedimiento que toma menos de 5 minutos, y que explicamos a continuación.
Haga que LibreOffice guarde en los formatos de archivo de Office
El formato de los archivos de LibreOffice es Open Document Format (ODF). Es el que usa de forma predeterminada. Por eso, después de instalar esta suite, debe configurar cada una de las aplicaciones para que no usen los formatos de archivo ODF al guardar un nuevo archivo, sino los de las aplicaciones de Microsoft. Así, todos los documentos que usted cree se guardarán con los formatos que emplean la mayoría de los usuarios: .docx de Word, .xlsx de Excel y .pptx de PowerPoint.
Para ello, abra uno de los programas de LibreOffice, por ejemplo, el procesador de texto Writer, dé clic en el menú Herramientas y seleccione Opciones. En el cuadro que se abre, dé clic a la izquierda en ‘Cargar/Guardar’ y luego en ‘General’.
Ahora, en la sección ‘Tipo de documento’ seleccione ‘Documento de texto’ y en la sección ‘Siempre guardar como’ escoja ‘Word 2007-365’ para que los archivos de ese procesador se guarden en el formato más reciente de Word (.docx), y no en .odt (el formato de procesador de texto de LibreOffice). Dé clic en ‘Aplicar’.
No cierre ese cuadro. Ahora en la casilla ‘Tipo de documento’ escoja ‘Hoja de cálculo’ y en ‘Siempre guardar como’ seleccione ‘Excel 2007-365’ para que las hojas de cálculo se guarden en el formato más reciente de Excel (.xlsx). Dé clic en ‘Aplicar’.
Finalmente, en ese mismo cuadro, en la casilla ‘Tipo de documento’ escoja ‘Presentación’ y en ‘Siempre guardar como’ seleccione ‘PowerPoint 2007-365’ para que las presentaciones se guarden en el formato más reciente de PowerPoint (.pptx). Dé clic en ‘Aplicar’ y luego en ‘Aceptar’.
La otra opción: seguir con Office 2010
Otra alternativa, en caso de que todavía tenga computadores en su hogar u oficina basados en Office 2010, es seguir usando esa suite, aunque en ese caso hay riesgos que debe sopesar.
El principal problema es que cualquier vulnerabilidad que surja en esa suite se quedará sin corregir, ya que el fin del soporte para Office 2010 significa que Microsoft no sacará más parches de seguridad.
Que tenga un muy buen antivirus, como los que ofrecen Kaspersky, Bitdefender, McAfee y otras compañías de seguridad informática, ayudará a mitigar un poco ese riesgo (aquí hay una evaluación de los mejores antivirus en el 2020, realizada por PC Magazine). Pero a mediano plazo sí debería considerar algún tipo de migración, ya que nunca es una buena idea mantenerse en programas que han dejado de tener soporte por parte del fabricante, como Windows 7 (cuyo soporte se terminó en enero de este año) y desde la próxima semana Office 2010.
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