La empresas de Colombia, que recientemente tuvieron que moverse a sistemas de facturación electrónica, ahora deben cumplir con otra exigencia de la Dian: migrar a la nómina electrónica.
Estas transiciones tecnológicas, que modernizan a las compañías del país, también son importantes para la Dian porque le dan más control sobre la información tributaria. “El objetivo principal es recopilar la información de cualquier contribuyente sin necesidad de depender de las empresas, lo que resulta en una mayor eficiencia en control y fiscalización”, explica un artículo de Portafolio.co.
Ese medio recalca que las empresas deben tener claro que la nómina electrónica no es lo mismo que liquidar la nómina de forma digital (mediante software). “La nómina electrónica es la transmisión a la Dian de la información de los desprendibles de nómina para cada uno de los colaboradores”, dice Portafolio.co.
Daniel Medina, presidente de la empresa de tecnología Olimpia IT, explica que “es un documento digital que soporta el pago que realizan los empleadores a sus empleados, y contiene información como el salario devengado, el neto a pagar, las deducciones por aportes u otros conceptos, entre otros, que tengan relación directa con el pago de nómina”.
Medina agrega que “todos estos datos se ven reflejados en un archivo XML con la estructura requerida por la Dian para su respectiva revisión; luego de entregarla a la entidad de forma digital, esta verificará que cumpla con los parámetros establecidos y se encargará de validar o rechazar dicho documento enviado”.
Algo importante que deben tener en cuenta los empresarios es que esta obligación es para todas las compañías: basta con que una empresa tenga un solo empleado para tener que migrar al nuevo sistema. Y todas deben arrancar en el 2021.
¿Cuáles son los plazos para esa migración? La fecha máxima para iniciar la generación y transmisión del documento de soporte de pago de nómina electrónica arranca el primero de septiembre para el grupo 1 (las compañías con más de 250 empleados). Luego siguen las empresas que tienen entre 101 y 250 empleados, cuyo plazo máximo es el primero de octubre. Después vienen las compañías que tienen entre 11 y 100 empleados (primero de noviembre).
El proceso terminará en diciembre del 2021, cuando entran las empresas del grupo 4 (las que tienen entre 1 y 10 empleados); ellas tienen el primero de diciembre como fecha máxima para iniciar la generación y transmisión.
Se necesita un proveedor de tecnología
A diferencia de lo que sucedió con la facturación electrónica, no se tiene previsto que la Dian ofrezca una plataforma gratuita que las compañías puedan usar para realizar estos procesos, según Luz Cárdenas, gerente de operaciones de Heinsohn. Es decir, las empresas, incluso las más pequeñas, tendrán que contratar a uno de los proveedores tecnológicos autorizados por la Dian, que en este momento son casi 100, entre ellos Heinsohn y Olimpia IT.
¿Y qué tan costoso es? En el caso de Heinsohn, se manejan suscripciones en la nube con un valor mensual por empleado. Según Cárdenas, hay valores de 2.000 pesos por empleado hasta 15.000 pesos por empleado; esos precios dependen de la cantidad de empleados que tenga una compañía (una empresa con más trabajadores paga un valor por empleado más bajo).
Olimpia IT, por su parte, tiene planes que arrancan en 13 mil pesos mensuales (con pago anual) para empresas de 1 a 10 empleados.
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